Faktura přijde e-mailem, někdo ji stáhne, uloží do složky, údaje přepíše do tabulky a dokument pošle kolegovi. Ten se za týden ptá, kde fakturu najde. Podobné drobnosti samy o sobě nevypadají jako velký problém. Když se ale opakují každý den a u několika zaměstnanců, začnou firmě nenápadně ukusovat čas. Právě tady má smysl digitalizace firmy. Nemusí znamenat revoluci, při které se během jednoho týdne vymění všechny používané systémy. Často je lepší začít u procesů, které lidi nejvíce zdržují. Papírové formuláře mohou nahradit elektronické, dokumenty lze ukládat na jedno jasně určené místo a opakující se administrativní kroky je možné v některých případech automatizovat. Cílem není používat co nejvíce technologií. Cílem je odstranit práci, kterou člověk dělá zbytečně dvakrát.
Začněte tam, kde zaměstnanci nejčastěji ztrácejí čas
Než firma začne vybírat nový software, vyplatí se projít běžný pracovní den. Kde vznikají dlouhé prodlevy? Co se stále přepisuje? Který dokument nikdo nemůže najít? A na co se kolegové ptají pořád dokola?
První kroky digitalizace firmy mohou směřovat například k:
- elektronickému oběhu a přehlednému ukládání dokumentů,
- digitalizaci faktur, objednávek a schvalovacích procesů,
- společnému řízení úkolů a projektů,
- propojení informací o zákaznících a obchodních aktivitách,
- automatizaci jednoduchých a pravidelně se opakujících činností.
Důležitá je přitom i bezpečnost. Přístupová práva, zálohování, ochrana firemních dat a proškolení zaměstnanců by neměly přijít na řadu až poté, co jsou všechny systémy spuštěné. Patří k návrhu řešení od samotného začátku.
Dobrou digitalizaci poznáte podle toho, že lidem usnadní pondělní ráno
Úspěšná digitalizace firmy https://www.tovia.cz/digitalizace_firmy proto není soutěží o nejmodernější aplikace. Má především zjednodušovat každodenní práci. Představte si obyčejné pondělí. Obchodník okamžitě vidí poslední komunikaci se zákazníkem. Účetní nemusí hledat fakturu v e-mailech. Vedoucí projektu ví, co je hotové a co čeká na schválení. A zaměstnanec nemusí telefonovat třem kolegům, aby zjistil, kde leží správná verze dokumentu. Právě takové malé změny mohou mít větší význam než efektní systém, který nakonec nikdo nechce používat.